・チェックしたはずなのに、、、
・ミスばっかりで嫌になる、、、
こんな悩みを持っている人は沢山いらっしゃると思います。
私も昔は『ミスが多い』『ちゃんと確認したのか?!』と良く怒られていました。
そんな自分が嫌になって落ち込んでしまった事もあります。
私は凡人ですので、今でもミスをする事はありますが、色々な方法を試しかなり減らす事ができました!
ミスを0にする事は難しいですが、0に近づける事は可能です。
そんな凡人の私がやっている『ミスを無くす方法』を紹介させていただきます!
なぜミスをしてしまうのか?
ミスをしてしまった時、『なぜあの時に、、、』などと思う事があると思います。
しかし意外とミスの原因を理解していない事が多いです。
自分の頭の中の原因がわかれば、対策もできます。
ワーキングメモリーがミスを生む
ミスをしてしまう原因は『ワーキングメモリ』にあります。
ワーキングメモリーとは、脳の中で情報が一時的に貯蔵される記憶です。頭の中のメモ帳みたいなイメージです。
ワーキングメモリの特徴
・すぐに記憶できるが容量が小さい
・新しい情報を入れると、古いものが削除される
・覚えていられるのは7つ前後
・容量を増やすことは難しい
このワーキングメモリーがミスの原因となります。
よし!覚えた!がミスの原因
上司など、人から依頼を受けた時、何か仕事を覚えようとしている時に『よし!覚えた!』と思うことがありますよね?
それはただの勘違いです!
もちろん覚えている事もあると思いますが、人の記憶は忘れてしまう原則を軽くみてはいけません!
人の記憶はすぐに忘れる
20分後・・・42%
1時間後・・・56%
1日後 ・・・74%
このパーセンテージは人が聞いた話をどれだけ覚えているか?というものです。
1日経つともう74%も忘れてしまっているのです、、、
そんな記憶に頼っていては、ミスは無くなりません。
では次にどうしたらミスが減らせるか、私のやっている方法を紹介します
ミスを無くす方法
ワーキングメモリーによるミスを無くす方法がいくつかあります。
ワーキングメモリーからいらない情報を外に出す
ワーキングメモリーにある、不要な情報を外に出してしまいましょう。
1、メモや、ToDoリスト、チェックリストを使う
シンプルで一番すぐにできる方法です。
ここで重要なのが、とにかく書き出す事です。
先程も書きましたが、ワーキングメモリーを信用しないこと。ちょっとしたことでも書き出すようにしましょう!
2、ワーキングメモリーに不要な情報を入れない
不要な情報を入れないのも一つの手です。
・スマホを遠ざける
今の時代、手元にスマホがあるため、ついつい触りたくなってしまいますが、仕事中必要ない時はできるだけ遠ざけるようにしてください。
途中でスマホに目がいくと、集中力も途切れてしまうため、机の上などには置かないようにしてください。
私はスマートウォッチにし、仕事の着信のみ通知がくるようにしています。
・仕事道具を片付ける
『あれ?あの資料どこやったかな?』『あのペンがないぞ、、、』という行動もワーキングメモリーを使ってしまっています。
自分の鞄の何処に何があるか?自分のデスクの物の位置を決める、などすぐに何が何処にあるかわかるようにしてください。
単純なことですが、生産性も驚くほど上がります。
ワーキングメモリーを使わない、減らす
ワーキングメモリーを使わないようにします。
使わないようにというのは、考えないというわけではなく、わかりやすく言えば経験を積むことです。
例えば、歯磨きをする時に、右手に歯ブラシを持って歯磨き粉をつける。その後に左の奥歯から順に、、、などと考える事はありませんよね?
それと一緒で、仕事も反復する度に頭、体が経験を積んでいきます。経験値を得て、頭をなるべく使わないようにしてください。
何事も基礎が大事という事ですね!
コミュニケーションミスを無くす
会社でこんな事ありませんか?
上司が以前言っていた事と今言っている事が違う、、、
同僚と話した仕事の内容に食い違いがある。などコミュニケーションによるミスも起こりやすいです。
コミュニケーションミスの原因
人は自分の蓄積してきた記憶で話すため、コミュニケーションのミスが起こります。
人は相手が話をしている途中、頭の中で『あーそうゆうことね』『こうゆう事だろうなー』と想像して頭の中で話を進めてしまいます。
その結果、会話の表面しか聞いておらず、コミュニケーションミスが起こります
コミュニケーションミスを減らす方法
コミュニケーションミスを減らす方法はいくつかあります。
普段何気ない会話にもコミュニケーションミスの原因が隠れているので、意識して会話をする事が大切です
相手に復唱してもらう
話している時に復唱してもらいましょう。復唱する事により、記憶に残りやすく、その場ですれ違いがないか確認することができます。
簡単にできてとても効果的です。
態度や話し方に気をつけないと、相手が馬鹿にされている、と思われてしまいますので注意が必要です。
自分の理解をアウトプットする
私が行っている方法ですが、仕事中誰かにお願いしたり、約束した場合は必ずアウトプットをしています。
メモする、スケジュールに書き込むなどをその場で行えば、後でなんだっけ、、、となる事がありません。
自分が仕事を教えてもらっている時もノートやメモをとりますよね?あれもアウトプットしている状態です・
答え、と応えに注目する
依頼や、作業を依頼した場合、答えではなく応えに注目してください。
応えというのは相手の表情、仕草、口調にも注目する事です。言葉の表面の答えではわからないところまで見えてきます。
自分が先輩、上司だった場合、相手が質問しにくい状況にあります。相手の表情などを読み取り、本当に理解しているのかを確認しましょう。
ジャッジメントミスを無くす
何かを判断しなければならない時に、『あっちの選択にしておけばよかった、、、』と思う事があります。
そんな時に、なるべく結果が良い方向に進むように、ジャッジメントミスを減らしていく必要があります。
ジャッジメントミスの原因
ジャッジメントミスには、様々な原因があります。
大きく関係してくるのは脳にある2種類の思考回路です。
・早い思考
瞬間的に行われる思考、計算や直感
・遅い思考
ワーキングメモリを使って意識的かつ論理的に判断
早い思考は記憶に頼り、偏りや誤りが起きやすく、情報を深く考えないために間違った答えにつながります。
遅い思考はワーキングメモリがいっぱいになっていると、深く考えられません。集中力が散漫になっていると間違った答えにつながりやすいです。
ジャッジメントミスを減らす方法
・後知恵バイアス
結果の後に『こうなると思っていた』などと勘違いしてしまうことがあります。
結果が出た後と意思決定時では前提が違う事を忘れないようにしてください。
反省や見直しが間違った方向に進む可能性があります。
・『事実』か『意見』なのか?
ビジネスで求められる根拠は『事実』です。
事実に基づいているのかを考えて意思決定を行うことが重要です。
ひろゆきさんが良くいう『それってあなたの意見ですよね?』に返答できない人は事実を元に話していない可能性が高いです。
・今決定しようとしている反対を想像してみる。
今自分が行おうとしている事の反対を考えてみてください。全く今思っている事と逆の事を考えると、意外と見えなかったものが見えてきます。
まとめ
・ミスは無くすことはできないという事実を受け入れる
・ミスはするものだと素直に認める
・ミスが「間違い」なのか「違い」なのかを考える
ミスをしてしまう人は落ち込んでしまいやすい傾向にあります。
ミスはしてしまうもの、と割り切って次みミスを起こさない為にどうするのかを全力で考えましょう。
私もミスをする天才ですが、誰よりも次に起こさないための行動をしている自信はあります。
周りの人間にミスを責められても気にする必要はありません。同じミスをしない、同じ会社の仲間が次起こさない為にどう行動するかが重要です。
孔子『ミスを犯しながら、改めないのがミスである』
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